・人事にとってのエントリーシート

採用担当の人事にとってのエントリーシートは、
一年間の中で最も重要な書類です。

まず、人事の人たちは普段何をやっているのか、
考えてみましょう。

人事部の仕事には、採用の他にも、
配属を決める、社員の査定をする、社員の教育をする、
などがあります。
これも、ただ単に決められたことをするだけではなく、
配属制度、評価制度、教育制度などを作り上げたり、
改善したりするところから行います。

とはいえ、人事部という部署を持つことができるのは、
比較的大きな企業だけです。
中小企業の中には、他の仕事とかけもちであったり、
そもそも人事部専従で働く人がいなかったりしています。

大きな会社の会社自体の整備をする部署の一つと言えますね。

それでは、そんな人事の人たちにとっての、
エントリーシート周辺の仕事の流れを追ってみましょう。
私は、人事ではありませんので、
想像の部分もありますが、大方正しいと思います。

・エントリーシートを作る

エントリーシートを作るとき、大部分は、
前年度のものをそのまま使うか、若干の変化を加えて
使います。

これにはちゃんと理由があります。
労力がかからない、
（これは、コストパフォーマンスを考えれば、
　立派な判断で、サボっているワケではありません）
毎年使っているものの方が、質が下がらない、
合否の判断が楽、年度別の比較ができる、管理が楽、
などがあります。

一番大きいのは、毎年少しずつ改善しているものと、
一から作るものとでは、
前者のほうがクオリティが高くなる、ということではないでしょうか。


・エントリーシートを集める

この段階は超重要です。
就活生に会社自体を知らせる、
受けたいと思ってもらう、
きちんとした誘導を行う、
といった作業があります。

認知のために、採用のHPを作成したり、
リクナビなどのサイトに求人広告を掲載したり、
自社単独での説明会を開いたり、
他社との共同でのイベントに参加したりします。

自社を魅力的に見せるために、
かっこよくて分かりやすいサイト・イベントづくり、
人事担当者をかっこいい人や綺麗な人で固める、
また、難易度はかなり高くなりますが、
就活コミュニティでの口コミの管理もします。

この辺りは、代理店の得意分野ですね。

前の項で書いたように、
ここで集まるエントリーシートの数は、
そのまま企業の人気の尺度であり、
その年の人事の仕事の結果の一つでもあります。


・エントリーシートをデータベース化する

集められたエントリーシートは、
データベース化されます。
名前や住所、学歴などが記された書類ですから、
厳重に管理するとともに、色んな検索が可能になるように
整理されます。
これは、届いた全ての書類に対して行っているのか、
書類選考を通ったものだけについて行っているのか、
コストと必要のバランスですね。


・エントリーシートを社内で評価する

莫大な量のエントリーシートは、
人事部が合否を決めるのではありません。

社内の色んな職種の人たちに、配られます。
比率は様々ですが、たとえばある社員に100枚を渡して、
「この中から20枚前後を選んでください」
と言ってお願いをするという作業です。

この結果をもとに、
書類選考の結果を就活生に知らせて、
次回に繋げます。


・エントリーシート×面接

エントリーシートは、面接・グループディスカッションの
最後まで使われます。

面接官には直前にエントリーシートが
手渡され、学生が入ってくるまでの間にざっと目を通します。

面接中も基本的には、エントリーシートを
ベースに進めます。

エントリーシートの重要さがわかりますね。

合否についても、エントリーシートを
合格ボックスと不合格ボックスに入れる、
など、その場で振り分けてしまいます。

この段階で、評価シートが付け加えられたり、
あるいは直接書き込まれたりして、
次の面接官に情報が伝えられる場合もあります。


・エントリーシートを保管する

さて、最後まで面接が終わり、
採用人数を確保すると、いよいよ採用も終わりに近づきます。

これらの個人情報は、厳重に保管されたり、
きちんとした手順を踏んで処分されます。
このあたりは会社によってでしょう。

さて、
採用担当にとって、エントリーシートがどのように
扱われるのか、このようにして追ってくると、
色んな事がみえてくると思います。

ここからみえてくる、
エントリーシートの基本については、
次に取り上げます。

NEXT
〈人事にとってのエントリーシート２〉
　　　〈TOPへ〉