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人事×エントリーシート

genki屋 — 2008-01-28T13:00:45+09:00

・人事にとってのエントリーシート

採用担当の人事にとってのエントリーシートは、
一年間の中で最も重要な書類です。

まず、人事の人たちは普段何をやっているのか、
考えてみましょう。

人事部の仕事には、採用の他にも、
配属を決める、社員の査定をする、社員の教育をする、
などがあります。
これも、ただ単に決められたことをするだけではなく、
配属制度、評価制度、教育制度などを作り上げたり、
改善したりするところから行います。

とはいえ、人事部という部署を持つことができるのは、
比較的大きな企業だけです。
中小企業の中には、他の仕事とかけもちであったり、
そもそも人事部専従で働く人がいなかったりしています。

大きな会社の会社自体の整備をする部署の一つと言えますね。

それでは、そんな人事の人たちにとっての、
エントリーシート周辺の仕事の流れを追ってみましょう。
私は、人事ではありませんので、
想像の部分もありますが、大方正しいと思います。

・エントリーシートを作る

エントリーシートを作るとき、大部分は、
前年度のものをそのまま使うか、若干の変化を加えて
使います。

これにはちゃんと理由があります。
労力がかからない、
（これは、コストパフォーマンスを考えれば、
　立派な判断で、サボっているワケではありません）
毎年使っているものの方が、質が下がらない、
合否の判断が楽、年度別の比較ができる、管理が楽、
などがあります。

一番大きいのは、毎年少しずつ改善しているものと、
一から作るものとでは、
前者のほうがクオリティが高くなる、ということではないでしょうか。

・エントリーシートを集める

この段階は超重要です。
就活生に会社自体を知らせる、
受けたいと思ってもらう、
きちんとした誘導を行う、
といった作業があります。

認知のために、採用のHPを作成したり、
リクナビなどのサイトに求人広告を掲載したり、
自社単独での説明会を開いたり、
他社との共同でのイベントに参加したりします。

自社を魅力的に見せるために、
かっこよくて分かりやすいサイト・イベントづくり、
人事担当者をかっこいい人や綺麗な人で固める、
また、難易度はかなり高くなりますが、
就活コミュニティでの口コミの管理もします。

この辺りは、代理店の得意分野ですね。

前の項で書いたように、
ここで集まるエントリーシートの数は、
そのまま企業の人気の尺度であり、
その年の人事の仕事の結果の一つでもあります。

・エントリーシートをデータベース化する

集められたエントリーシートは、
データベース化されます。
名前や住所、学歴などが記された書類ですから、
厳重に管理するとともに、色んな検索が可能になるように
整理されます。
これは、届いた全ての書類に対して行っているのか、
書類選考を通ったものだけについて行っているのか、
コストと必要のバランスですね。

・エントリーシートを社内で評価する

莫大な量のエントリーシートは、
人事部が合否を決めるのではありません。

社内の色んな職種の人たちに、配られます。
比率は様々ですが、たとえばある社員に100枚を渡して、
「この中から20枚前後を選んでください」
と言ってお願いをするという作業です。

この結果をもとに、
書類選考の結果を就活生に知らせて、
次回に繋げます。

・エントリーシート×面接

エントリーシートは、面接・グループディスカッションの
最後まで使われます。

面接官には直前にエントリーシートが
手渡され、学生が入ってくるまでの間にざっと目を通します。

面接中も基本的には、エントリーシートを
ベースに進めます。

エントリーシートの重要さがわかりますね。

合否についても、エントリーシートを
合格ボックスと不合格ボックスに入れる、
など、その場で振り分けてしまいます。

この段階で、評価シートが付け加えられたり、
あるいは直接書き込まれたりして、
次の面接官に情報が伝えられる場合もあります。

・エントリーシートを保管する

さて、最後まで面接が終わり、
採用人数を確保すると、いよいよ採用も終わりに近づきます。

これらの個人情報は、厳重に保管されたり、
きちんとした手順を踏んで処分されます。
このあたりは会社によってでしょう。

さて、
採用担当にとって、エントリーシートがどのように
扱われるのか、このようにして追ってくると、
色んな事がみえてくると思います。

ここからみえてくる、
エントリーシートの基本については、
次に取り上げます。

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〈人事にとってのエントリーシート２〉
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会社×エントリーシート

genki屋 — 2008-01-28T12:14:14+09:00

さて、そろそろエントリーシートの提出ですね。

自己PR、志望動機、特技、学生時代にがんばったこと。
こういったことを整理して書くものがエントリーシートですが、　
まずは足もとから固めましょう。

・会社にとって
・人事にとって、
・面接官にとって、

エントリシートとは、一体なんなのでしょう。

みなさんは、自分にとってのエントリーシートという
視点に片寄り勝ちでしょう。

まずは、このことを把握することから始めたいと思います。

・会社にとってのエントリーシート

企業にとってのエントリーシートは、
その企業の人気の尺度です。

ですから、エントリーシートの数を増やすために、
企業は色んな施策を打っています。

・知ってもらう

そもそも知られてなければ、
エントリーシートは送られてきません。
そのために、企業は色んな手段で告知活動をします。

これは、普段から消費者の目に触れるメーカーや
B2Cサービス提供社は有利ですね。
みなさんが普段見る広告や店に並んでいる商品、
利用しているサービスですから、そもそもその企業を
知っているということがこれらの奇病の強みです。

広告の手順として、まず、
認知してもらうという段階が
あります。これらの企業は、この段階はパスしています。

それでは、広告会社の場合はどうでしょうか。
私の場合、広告代理店の存在そのものを知ったのが、
就職活動直前でした。

　　
このビデオの中に、電通の社員の方が出てきて、
映画作り、プロモーションに広告会社というものが
関わっているということを初めて知ったのがきっかけでした。

映画周りでいえば、上映のはじめの方で、
電通や博報堂DYメディアパートナーズという
テロップが流れますね。

普通に生活をしていて、広告会社の名前を接する
機会は少ないはずです。
基本的に、B2B、裏方の会社ですから。

・企業ブランドを向上させる

さて、それでは就活生の中で、広告業界の
人気が高いのはなぜでしょうか。

まず、広告という商品を目にする機会が多い、
ということがあります。
広告をいつも見ていることで、
私たちは広告というものの存在を知っています。
また人の心を引きつける広告に接していることで、
私たちが広告ってかっこいいと思うようになっています。

ここまでくれば、広告会社に入りたい、と
就活生に思ってもらうまではあと一歩です。

この辺りのことも少し考えていくと、
就職活動の実際が多面的に捉えられるようになるのではないでしょうか。

それでは次に、
人事部にとってのエントリーシートの意味を考えてみましょう。

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〈人事×エントリーシート〉
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名刺の使い方

genki屋 — 2008-01-21T21:48:51+09:00

名刺の使い方

を工夫して、就活を豊かに成功させる方法をご紹介します。

名刺を持つことの最大の利点は、
名刺を渡すことで、
相手の名刺をもらえる
ということです。

まだ持っていない方は、

こちらが250枚の名刺を無料で作成してくれますので、
お試しください。

さて、名刺を差し出されたら、
自分も名刺をお渡しする。
これは、社会人の習性です。

社会人同士が初めて出会うと、
お互いに名刺を交換するタイミングを
はかっています。

なんだかおかしなことですが、
ちゃんとしたタイミングで名刺が交換できると、
話がスムーズに進むのです。

相手の名前を忘れてしまうこともなくなりますし、
部署名や役職名、会社のコピーなどから
話題がつかめることもあります。

ですから、社会人に会ったときには、
必ず名刺を渡すようにしましょう。

正直なところ、私は就活生から頂いた名刺には
そんなに価値を見出すことができません。
それは、どんな社会人でもそうだと思います。

それでも名刺を受け取ったら、必ず自分のものを
お渡ししています。

その中から、メールをくれた方にだけ、
返信をして、関係を続けていくというスタイルです。

名刺をもらったら、必ずその日のうちに
メールをしてくださいね。

さて、名刺にはいくつかの使い方があります。

・就活生同士
説明会や面接などで出会った就活生と友達になりましょう。
私も就活中に友達になり、今でも飲みに行く友人が多くいます。
入社してからの人脈というのは、
利害関係が発生することが多く、何でも話せる友人は
本当にできにくくなります。

もちろん、全ての人と関係を持ち続ける必要はなく、
私の場合も、メールを出しただけで返信がなく終わった人、
一往復だけメールのやりとりをしてそのままの人、
マイミクになってそれだけの人も多くいます。

今、友人として仲良くしている人たちは、
多くの出会いの中で生き残った友人関係なのです。

恐らく、200人くらいの方と名刺を交換し、
続いているのは10人くらいです。5％ですね。
マイミクは30人くらいだと思います。

ただ、就活中には、もっと多くの人とやりとりをして
情報を交換しあっていました。

とっておきの方法をお伝えします。
実は私もOB訪問させていただいた先輩の
真似をしたのですが、効果は抜群でした。

「就活メーリングリスト」を作成して、
お会いした就活生に許可を取った上で、
そのMLにどんどん登録する。

そうすることで、自分を中心としたコミュニティが
作成されます。
同じ業界を回っている人たちが主でしたので、
ESの通過が来たとか、OB訪問先を共有したり、
面接で聞かれたことを教えてもらったり、
そんな活用の仕方をしていました。

コツは、自分からどんどん情報を発信することです。
そうすると、みんなにとってのそのMLの価値が向上し、
だんだんと自分の持っている情報を
流してくれるようになります。

私は、面接を受ける前に、
面接会場の様子を知っていましたし、
グループディスカッションのお題も教えてもらいました。
（本番は、全然違うお題でしたが・・・）

・OBに渡す
これは先に述べたとおりです。

ただ、名刺を渡さないで、名刺を頂くのは、
失礼に当たることがあります。

スムーズにもらうためには、
自分から渡しましょう。

ここでも、コツをご紹介します。

私は実践していませんでしたが、
効果を上げていた友人がいました。

裏面に小さな履歴書を作る。
出身地、出身高校、好きな本、
卒論のテーマなどを書き込んでおくと、
たまに、話題ができて、先輩と仲良くなれる、
ということです。

あまりうまくないOB訪問のパターンとして、
いきなり自己PRやESのチェックをしてもらってしまい、
うまく戦友になれない、ということがあります。

私はいつも、「つかみの話題」を用意しておりましたので、
これには困りませんでしたが、
もし、お困りの方がいらっしゃいましたら、
是非試してみてください。

・その他の人との交換
特に地方出身者の方におすすめの方法ですが、
新幹線や飛行機の中で、ビジネスマン風の人と隣同士になったら、
邪魔にならないように話しかけてみましょう。

私も地方出身ですので、
東京に出てくるときにはよくやっていました。

広告業界の方と出会うことは残念ながらありませんでしたが、
商社マン、官僚、とあるスポーツチームの
マネジメントチームの人と出会いました。

特に、官僚の方とは話が弾んで、
エントリーシートを見ていただいて、
アドバイスをしてもらいました。
その際、一緒に移動していたこの方の同僚の方が
話に入ってきてくれて、
タクシーで都心までご一緒して、
なんと、ホテル代を出していただき、
後日、飲みに連れて行ってもらいました。

こんなにうまくいくことは少ないと思いますが、
非常によい思い出です。

この時、重要なのは、
大学の名前の入った名刺です。

大学生であるということは、
相手に警戒されない
という非常に大きなメリットがあるのです。

大学生であること、
就活のために上京していること、
を伝えると、必ずどんな業界を目指しているのか
聞いてくれます。

それから、今の就活は昔とはまったく違いますので、
そういった話をして喜んでもらいます。
普通の社会人にとって、
学生と話す機会はほとんどないですから、
こういう話は貴重なのです。

必ずウケるのは、リクナビやWEBエントリーの話です。
「俺たちの頃は、葉書だった」
と必ずおっしゃいます。
ちゃんと、「大変でしたね」と言って差し上げてください。

ちなみに、みんなの就職活動日記の話も大ウケでした。

こちらにとっても、バブルの頃の就活の話は
大変興味深いものでした。

軟禁旅行
という言葉をご存じですか？
バブル期には、優秀な学生を他社よりもなるべく早く
囲い込むために、就活に来た学生を、
地方の旅行に連れて行ったり高級ホテルに
泊まらせて、飲んだり食べたり、
次から次へと社員の方がやってきて、
その会社の魅力を語っていく、
という旅行のことです。

さて、話がずれてしまいました。

今までお話ししてきたように、
名刺を持つ、出会った人たちと仲良くなる、
ということは、就活を大変豊かにしてくれます。

まだ持っていない人は、是非作りましょう。
大学の生協などで安く作ることができますよ。

それから、

こちらでは、
無料で
名刺を作ってくれます。

最後に名刺入れを持っていない方、
シンプルで、質がよいものを紹介します。
こだわる方はこちら↓
GLENROYAL

名刺交換の際、
（名刺交換のきちんとした方法は知っていますか？）
相手に与える印象が変わります。

価格を抑えたい方は、こちらからどうぞ。
土屋鞄製造所

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いざ、OB訪問！（４）～会うまで編～

genki屋 — 2008-01-20T03:49:54+09:00

アポイントのフローは大丈夫ですか？

この他にも、いくつか思いつくまま書きますね。

・全てのメールに署名を
これはできてない人がすごく多いです。
私たちは学生の電話番号をアドレス帳に登録しません。
急に連絡が必要になった場合は、
メールを検索して、電話番号を探します。
その時に、番号がなかったり、
最初のメールにしか記載がなかったりすると、
時間がかかってしまいます。
また、仕事でやりとりする方のメールには、
全てのメールに署名があります。

・事前に自己PRと志望動機を送る
これがあると、どういうつもりで
会いに行けばいいのか想定できて、
より豊かな時間にすることができます。
OBも、できるだけ役に立ちたいと思っています。
これに対して返信が無かったとしても、
（たとえ会ってみたときに読んでなかったとしても）
相手はこころよく思っています。

・返信はスピード勝負
遅くとも一日以内に返事をいただければと思います。
日程調整中は特にそうです。
また、たとえば自己PRに対してアドバイスをもらったときも、
とりあえず
「ありがとうございます。直してまた送ります」
と返信をしてください。
返信が遅れると、無視された気がします。
あとから、テストでした、サークルでしたといわれても、
一本返信するくらいのことはできるだろう、
と捉えられるものです。

・お礼をする
ちゃんとしてくださいね。

・15分前に来ている
私たちも前のアポによっては10分前に
約束の場所に着いていることもあります。
そういう時に、すでに来ているというのは、
ポイントが高いです。
また、私はいつも早めに行くようにして、
待っている間に心の準備をしたり、
自己PRを直したりしていました。
この時間、超集中できます。

さて、
このようにして考えてみると、
実際に会うまでの間に、
「できる人／できない人」の差は見えてしまいます。
私も、会うまでにだいたいの印象を持ってしまいますし、
その印象は会ってもあまり変わりません。

就活本の中に書いてある、
「相手の立場に立って考える」というのは、
こういう風なことを言うのだと考えてくださいね。

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いざ、OB訪問！（3）～アポイント～

genki屋 — 2008-01-20T03:44:07+09:00

さて、OB訪問のやり方ですが、
細かいことは意外と重要です。

一番勇気が必要なところは、
お願いの仕方ではないですか？

どうすれば失礼にならないのか、
これは、知識として仕入れておかないと、
誰も教えてくれません。

OBも、失礼なやつだったな、という感想と
周囲（たまに人事）に漏らすということはしても、
ここは直した方がいいよ、
などと教えてはくれません。

ポイントは、
面接の達人2009就活マナー編 (MENTATSU 2)
に全て書いてあります。
一点だけちょっとずれてるかな、と思うところもあります。

私が読んでいたのは、2006年版でした。
就職活動の本の特徴は、
年度違いのものを読み比べても
中身はほとんど変わっていないということです。

それを前提に話をしますと、
この本には葉書を送ろう、とあるのですが、
申し込みの際に
自宅宛へ葉書を送っていただいても、
私は自宅に住んでいませんし、
お礼として葉書を書いていただいても、
わずらわしく感じます。

さて、
アポイントの取り方ですが、
私がこうしていただけると大変助かる、
というやり方をここに書きます。
人によって、また世代によっては違うこともあると思いますので、
それを前提に読んでください。

１．まずは電話で。
はじめに電話で声を聞かせてもらえると、
よし会ってみるか（たまにその逆）と思います。
電話がないまま、急にメールをもらうと、
少し気持ちが悪いです。

２．ちゃんと名乗る
電話の際のポイントは、
・大学名、名前、就活生であること、どこで私を知ったのか
をはじめに述べること。
「○○大学の3年生で、現在就職活動をしております
　△△と申します。
　この度、大学の名簿を拝見して（or××様の紹介で）、
　お電話を差し上げました」
と一番最初に言ってください。
この時に、志望動機など関係ないことを
を言わないようにしてください。
それは、あとできちんと聞いて差し上げます。

３．OB訪問を申し込む
用件を言ってください。
たまに、なんの電話なのか、よく分からない人がいます。
「お忙しい中、大変恐縮ではございますが、
　○○先輩にOB訪問をお願いできますでしょうか？」
　現在、広告業界を志望していて、
　御社のこともよく知りたいと思っていますので、
　どうぞよろしくお願いします。」

４．日程調整は、メールが嬉しい
これは人それぞれだとは思いますが、
私は、メールアドレスを伝えて、
そこに3個くらいの日程候補を送ってもらいます。
電話だと、お互いに変更が必要になったときに
仕事中だったり授業中だったりして連絡が取りづらく、
かなりの負担だからです。
「日程調整をさせていただきますので、
　メールアドレスを教えていただけますか？」
復唱したあとで、
「こちらに候補日程を3つほどお送りいたします。」
と言っていただければ、それで済みます。

こうして受け取ったメールを見ながら、
慎重に日程を決めることができることが、
安心です。
手帳には書いていなくても、その前後の仕事から
忙しいとき、そうでもないときというのがありますから、
それを検討することができます。

もう一つ、メールだと嬉しいのは、
私のように職場で若手の社員の場合、
周囲に先輩たちの目と耳があって、
OB訪問の電話を受けていることを知られるのが、
少し恥ずかしいのです。
先輩に「先輩面」しているところを見られる
というのは、ちょっと気まずいのです。

メールであれば、自己PRを送ってくれとか、
どんな話がしたいのか、といったことを聞くことが
できますし、OB訪問の当日、
それをプリントアウトして持っていくこともできます。

５．直前に確認のメールをください
一日前に、
「○○です。OB訪問を受け付けてくださり
　ありがとうございます。
　何時にどこどこでお待ちしております」
というメールをいただけると安心です。

以上がフローに沿ってのポイントです。

次は、これ以外のポイントについてです。

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